Документирование деятельности современной организации



Документирование деятельности современной организации - часть 67


При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.
В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[43], например:
 
Директору предприятия
«Янтарь»
О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7,
г. Пермь, 413425
 
Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:
 
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
 
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке[44], например:
Генеральному директору
ЗАО «Контакт»
Д. И. Преображенскому
 
Ректору
Московского университета
экономики и права
проф. Аникину С.А.
 
При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях
ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию[45].
Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.
 
Реквизит «Гриф утверждения документа»
 
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управ­ленческих документах[46]:
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).



Содержание  Назад  Вперед