Организация и технологии документационного обеспечения управления (2)




Составление описей


На документы постоянного и долговременного сроков хранения со­ставляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизиро­ванный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архи­ве. Она закрепляет систематизацию дел путём присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их система­тизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и системати­зация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают так­же составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служеб­ные ведомственные издания.*

* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 4.2.3.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по струк­турным подразделениям. Такая систематизация дел называется хроно­логически-структурная.

Например:           1997 год                                            1998 год

Канцелярия                            Канцелярия

Отдел кадров                         Отдел кадров

Отдел маркетинга                 Отдел маркетинга

Бухгалтерия                           Бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты       Отдел труда и зарплаты

и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в дру­гое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопро­изводством.




Содержание  Назад  Вперед