Организация и технологии документационного обеспечения управления (2)

       

Каждому человеку хотя бы несколько


Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.


Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).
В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение документа и его обработка с момента получения и до от­правки может быть разложена на этапы: получение и первичная обра­ботка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справоч­ная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.
После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенк­латуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методи­ческими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.


Ещё более регламентирован этап обработки документов для архи­вного хранения. Помимо оперативного значения часть документов име­ет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по кри­териям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в ар­хиве учреждения они передаются на вечное хранение в государствен­ный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, про­ведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работ­ником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть пору­чена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учиты­вая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и организация личного приёма рассмотрены от­дельно.
Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслужи­вание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогосто­ящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.
Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них со­браны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.
Книга предназначена для всех работников управленческого аппара­та.
Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлага­ется ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок орга­низации работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизвод­ством.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляе­мые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.
Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод­ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок их хранения и уничтожения.

Содержание раздела