Документационное обеспечение управления



Работа с письменными обращениями граждан - часть 10


Например, "Предло­жения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В" и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Кол­лективные письма сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, пред­ложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1988, п.2.2.13.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в де­лах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополни­тельные материалы по вопросу, связанному с обращением или повтор­ное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установ­ленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граж­дан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях "Перечня типовых документов, образую­щихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".*

* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указани­ем сроков хранения, - М.: Главархив СССР, 1989,ст. 31-35. с. 20-21.

Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения лич­ного и второстепенного характера, составляющие подавляющее боль­шинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут хра­ниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроиз­водства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в ар­хив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценнос­ти документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан.




Содержание  Назад  Вперед