Документационное обеспечение управления



Работа с письменными обращениями граждан - часть 3


- группировки в дела и текущего хранения обращений;

- анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждении, организации может быть подано в письмен­ной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в од­ном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до кон­ца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получе­ния и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почто­вым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывает­ся и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера по­ступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о веде­нии делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

К обращениям могут быть приложены различные справочные мате­риалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращени­ем, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивает­ся первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистра­цию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типо­вым положением.


Содержание  Назад  Вперед