Документационное обеспечение управления



Протокол


Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирую­щий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов".* Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, опре­деляющие его как "документ с записью всего происходящего на засе­дании, собрании".

* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество запи­си выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являет­ся ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляет­ся по форме общего бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указа­ние вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседа­ния, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверж­дению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.

Например, 11-13.03.98.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллеги­ального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учеб­ного года).

В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа.


Содержание  Назад  Вперед