Документационное обеспечение управления



Прием и первичная обработка документов - часть 2


Кроме того, при получении по почте просроченно­го финансового документа надо составить акт о дне получения доку­мента, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работ­ником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении только на докумен­тах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и об­рабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, кото­рое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учиты­вая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксе­рокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппа­раты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следова­тельно не нуждающиеся в копировании. Аналогично проблема решает­ся при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой фак­сов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сра­зу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В органи­зации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроиз­водству.




Содержание  Назад  Вперед