Документационное обеспечение управления


Подготовка совещаний


В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими за­дачами, решение которых невозможно без привлечения многих специа­листов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведе­ние собраний, заседаний может быть заложено в организационно-устав­ной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данной книге организационно-техническое обеспече­ние их деятельности рассматривается обобщенно как проведение сове­щаний.

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом под совещанием по­нимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обус­ловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее по­ставленным вопросам.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Стоимость совещания складывается из заработка всех его участни­ков, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командиро­вочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "Вряд ли найдётся дру­гой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько вре­мени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".*

* Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. Пер. с нем. - М.: Экономика, 1990, с. 186.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприя­тий как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и орга­низованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".*




Начало  Назад  Вперед