Документационное обеспечение управления



Подготовка совещаний - часть 7


Необходи­мо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую рабо­ту должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техни­ческое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных сове­щаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из дру­гих городов. По каждому такому участнику совещания обязательно вы­ясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабаты­вают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются администра­тивно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколь­ко и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размеще­ния под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспече­нии участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к мес­ту проведения совещания. В случае необходимости составляется точ­ный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа распи­сывается по дням совещания, а количество участников каждого предла­гаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации.


Содержание  Назад  Вперед