Документационное обеспечение управления



Подготовка совещаний - часть 4


Чёткой организации работы способствует составление списка по оп­ределённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведе­ния, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Например:

Список участников совещания 01.02.99

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяй­ственных служб, он может быть положен на стол президиума совеща­ния, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной орга­низации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведе­ния совещания, приступают к оповещению участников.* Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимо­сти дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одно­временно уточняется и список участников совещания.

* Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки её рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подго­товка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО Бизнес-школа "Ин­тел-синтез", 1997, 76 с.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-работники одной организации, достаточно их опо­вестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение че­рез сотрудников подразделения. Распространённым способом пригла­шения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой:

В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, колле­гиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени засе­дания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники других орга­низаций, составляется письмо-приглашение.


Содержание  Назад  Вперед