Документационное обеспечение управления



Подготовка совещаний - часть 2


* Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

В зависимости от состава участников совещание может быть между­народным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многоднев­ное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1.5 часа.

В соответствии с видом совещания, количеством участников и вре­менными рамками проводятся различные подготовительные организа­ционно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действу­ющими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодич­ность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллеги­альные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого явля­ется подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации это­го коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предпо­лагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действу­ющие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квар­тальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, что­бы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей пере­ключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете ру­ководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначен­ных для этого одних и тех же залах заседаний.


Содержание  Назад  Вперед