Документационное обеспечение управления


Отправка документов


Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее про­ставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, на­правляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Кон­верты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов кон­верты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соот­ветствии с требованиями Почтовых правил.

Однако, в последние годы с развитием передачи документов по те­лефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество кор­респонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправления­ми, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по элек­тронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авто­ризации с каждым корреспондентом.




Начало  Назад  Вперед