Документационное обеспечение управления


Отметки на документе - часть 5


Форматы основного ряда получаются путем после­довательного деления основного формата пополам (см. таблицу 11).

Таблица 11

Форматы потребительских бумаг

А-0 – 841 ´ 1189

А-7 – 74 ´ 105

А-1 – 594 ´ 841

А-8 – 52 ´ 74

А-2 – 420 ´ 594

А-9 – 37 ´ 52

А-3 – 297 ´ 420

А-10 – 26 ´ 37

А-4 – 210 ´ 297

А-11 – 18 ´ 26

А-5 – 148 ´ 210

А-12 – 13 ´ 18

А-6 – 105 ´ 148

А-13 – 9 ´ 13

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограни­чения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Фор­маты обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).*

* ИСО 216: 1975 Писчая битого и виды писчих материалов. Потребительские форматы — серий А и В.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат - ана­лог А4 - равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8^ х 11 in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском язы­ке), в качестве установок "по умолчанию" заданы форматы бумаги и раз­меры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный раз­мер бумаги, принятый в нашей стране - А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:

левое поле - 20 мм;

правое поле -10 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле -10мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускается, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение докумен­тов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и пос­ледующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посреди­не верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторо­нах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин