Документационное обеспечение управления


Отметки на документе - часть 4


Такая отметка позволяет, в случае необходимос­ти, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюан­сы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит обще­ние и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на ниж­нем поле. Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

1579806

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указа­ния имени и отчества. Например:

Карпухин

1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих пра­вил: если документ подлежит размножению, отметка указывается толь­ко на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполните­ля указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семёнова

Галина Константиновна

9439594

экз. 1 - в адрес

экз. №2 - в отдел № 2

экз. № 3 - в отдел №10

экз. № 4 - в дело 08

Форматы бумаги

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297х420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах не­мецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Пло­щадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основно­го формата составляют 0.841 м х 1.189 м. Каждый последующий фор­мат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основ­ных ряда - А, Б, В.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин