Документационное обеспечение управления


Отметки на документе - часть 3


Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Её цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в до­кументе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, при­ложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также доку­менты, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "По­лучено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).*

* Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.2.21

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над доку­ментом закончена. После проставления этой отметки документ подши­вается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер доку­мента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот рек­визит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.96.

В дело 03-13.

И.Иванов. 14.05.98

или:

Ответ направлен

17.06.98 № 01-13/184.

В дело 13-13

И.Иванов 19.06.96

или:

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол коллегии от 12.08.98 №17

В дело 06-13

И.Иванов 15.08.98

Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с но­мером его телефона.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин