Документационное обеспечение управления


Организация приёма


Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций служ­бы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) скла­дывается именно от уровня организации приёма.

Организация приёма зависит от категории посетителей:

I сотрудников своей организации;

II сотрудников других организаций;

А) по предварительной договоренности

Б) прибывших внезапно

III посетителей по личным вопросам.

Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организа­цию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя орга­низует приём посетителей только руководством.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должно­стным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам жела­тельно иметь установленные часы и дни, что является основой рацио­нального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приёме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

- фамилию, имя, отчество;

- организацию, которую он представляет и его должность;

- по какому вопросу;

- было ли назначено время приёма;

Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою ви­зитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.

Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посети­теля к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секре­тарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.

Если предварительно назначенный приём переносится по непредви­денным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, сроч­ный вызов и т.д.), необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое приём перенесён.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин