Документационное обеспечение управления


Организация приёма - часть 2


О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную кар­точку или запись сведений о нём.

Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого воп­роса, можно направить посетителя к его заместителям.

Несколько иной порядок имеет приём граждан по личным вопросам. Это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (от­делы, сектора) обращений граждан. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного при­ёма является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально выделенное лицо. Организация при­ёма и рассмотрение обращений граждан обычно выделяются в самосто­ятельный раздел инструкции по делопроизводству.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществля­ют руководители организаций, их заместители или ответственные ра­ботники.

Прием граждан должен быть тщательно организован. Прежде всего устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приёма вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить ежене­дельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При не­обходимости организуются выезды руководителей на место приема на­селения.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин