Документационное обеспечение управления


Оформление обложки дел


Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Её эле­менты определяет ГОСТ 17914-72.* Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

* ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, техничес­кие требования. — М., Изд-во стандартов, 1972.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требования­ми ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют ме­сто для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименова­нии учреждения или структурного подразделения произошли измене­ния или дело передано в другое структурное подразделение, при офор­млении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенк­латуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголо­вок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное со­держание документов. При этом факты и события, отраженные в доку­ментах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид докумен­тов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные докумен­ты, документы - приложения к основному документу, документы, содер­жащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заго­ловку, к заголовку составляется аннотация.* Пишется аннотация после заголовка с красной строки.




Начало  Назад  Вперед