Документационное обеспечение управления


Оформление обложки дел - часть 2


* Основные правило роботы государственных архивов СССР, с. 68, п. 4.1.2.2.

Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 1998 год. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фир­мы с момента создания в 1991 году.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (при­казы, протоколы), вносятся номера этих документов.

Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-84.

Протоколы заседаний Правления за 1999г. №1-18.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговари­вается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке ука­зывается.

Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1999 г. № 1-78. Копии.

Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год".

При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов (трудовых книжек, аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшива­ется в дело.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин