Документационное обеспечение управления


Обслуживание совещаний - часть 2


В тех случаях, когда принятие решения предполагает голосование, прибывший на совещание распи­сывается в заранее заготовленном списке присутствующих. При органи­зации больших конференций участники могут заполнять анкеты (карточ­ки) с последующим обобщением этих данных в списки. Анкеты (карточки) позволяют получить всю необходимую информацию об участниках. В регистрационных анкетах (карточках) как минимум указывается фами­лия, имя, отчество, место работы, занимаемая должность, на научных конференциях - наличие ученых степеней и званий.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно ва­жен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствую­щих, при котором принятое решение является правомочным.

После окончания регистрации уточнённый список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, переда­ётся председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при про­ведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставле­ние отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача отмеченных ко­мандировочных удостоверений участникам совещания или же каждый участник должен будет по этим вопросам обращаться к организаторам совещания.

Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потреб­ности в обратных билетах. При хорошей организации совещания рабо­чая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную до­рогу.

В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предла­гаемых мероприятиях культурной программы.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосла­ны, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокно­ты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин