Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел


В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получа­ют и создают большое количество документов. После их использова­ния в оперативной деятельности для решения текущих вопросов доку­менты становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает опре­деление дела, как "Совокупность документов или документ, относящих­ся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдель­ную обложку".* Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит но­менклатура дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 4

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, офор­мленный в установленном порядке".* Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить до­кументы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надоб­ности.

Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения.

* Там же, с. 4.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит пла­ном распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указа­ние срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя до­кументы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким обра­зом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регист­рации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит состав­ной частью в регистрационный индекс документов.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин