Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 7


"Переписка со школами Заречного района об участии в дне откры­тых дверей"

или

Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содер­жать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",

"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр)

Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36",

"Ведомость №... по счетам..."

"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоко­лами, после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 1997 г. ", "Протоколы Прав­ления за 1997г.".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрываю­щих содержание и виды документов. Например таких:

"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Раз­ная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.

Подобные заголовки недопустимы.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавлива­ются по перечням документальных материалов с указанием сроков хра­нения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклату­ре они должны быть расположены в определенной последовательнос­ти, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок располо­жения дел облетает быстрый поиск конкретного дела.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин