Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 5


"Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений".* Так как главным требованием к номенклатуре дел являет­ся охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, дру­гих временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел обще­ственных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подле­жащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголов­ков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого доку­мента. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (пере­писка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, пла­ны, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладыва­ются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила работы ведом­ственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, со­держащих документы, связанные последовательностью делопроизвод­ства по одному конкретному вопросу".

* Там же.

Например. "Личное дело Петрова Петра Петровича"

или

"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровско­го района".

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому докумен­ту, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных ар­хивов", употребляется термин "документы".* В конце заголовка в скоб­ках перечисляются основные виды документов. Например:

"Документы о строительстве нового учебного комплекса инсти­тута (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)";




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин