Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 4


На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопро­изводственными и архивными работниками обеспечит составление номен­клатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать тре­бования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - "Государственной системой документационного обеспечения управле­ния", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положе­ние об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписа­ние, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временно­го хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных архивов" предписывают: "Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только кон­кретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной орга­низации".*

* Основные правило роботы ведомственных архивов, п. 2.1.6.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел пример­ной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием авто­ра, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объеди­няемых в одно дело документов.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин