Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 3


Широкое распространение получили типовые и примерные номенк­латуры дел, которые составляются для однородных по характеру дея­тельности организаций. Они позволяют установить единую систему фор­мирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел ус­танавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве опре­деленной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрас­ли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распростра­няется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер".*

* Основные правила работы ведомственных архивов, пп. 2.1.5.1. и 2.1.5.2.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышесто­ящими организациями для своих подведомственных организаций. В по­рядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут со­ставляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуаль­ную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в уч­реждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только органи­зовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопро­изводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и офор­мления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно пере­числить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подраз­деление в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин