Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 11


Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряет­ся ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным ар­хивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреж­дения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей орга­низации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: пер­вый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ве­домственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (раз­делов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утверж­денный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводствен­ной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего кален­дарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согла­сованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреж­дения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что но­менклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересо­ставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная но­менклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными де­лами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о катего­риях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, час­тей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчи­тывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутрен­ней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно устано­вить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление тре­бует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреж­дениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенкла­туру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин