Документационное обеспечение управления


Номенклатуры дел - часть 10


Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного под­разделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в кото­рой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного запол­нения".*

* Форма номенклатуры дел приведена в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных ар­хивов, в Методических указаниях по составлению номенклатур дел.

Название раздела

Кол-во

Срок хране­

При-

Индекс дела

Заголовок дела

дел (томов,

ния дела (тома,части)

ме-ча-

частей)

и № статьи по Перечню

ния

01-03

Устав фирмы

Пост. ст. 37

01-04

Положения о структур­ных подразделениях

Пост. ст. 38

01-05

Штатное расписание

Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенк­латуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подраз­деления и порядкового номера дела в пределах структурного подразде­ления. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении до­полнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установ­лен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архи­вом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин