Документационное обеспечение управления


Контроль за исполнением документов - часть 3


Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведен­ная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фир­мы и т.д. все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того сроковая картотека помогает при планировании ра­бочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается как решен вопрос; за каким номе­ром и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тог­да, когда полностью выполнены поставленные в документе или указан­ные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксиру­ется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля, контрольная карточка вынима­ется из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполне­ния документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изы­мается и используется, при необходимости, в других справочных карто­теках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество доку­ментов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный кон­троль за исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки докумен­тов, исполнение которых истекает в определенный срок, Автоматизиро­ванная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загруз­ку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения доку­ментов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудни­ков.При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с исте­кающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соот­ветствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководите­ля. Автоматизированный контроль за исполнением документов выпол­няется либо с использованием специализированных программ контро­ля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин