Документационное обеспечение управления

Юридические услуги взыскание долга образец. Помощь юриста.

Формирование дел - часть 4


Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судеб­ные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учеб­ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель­ность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним прило­жениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше­ния вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1997 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1997 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 год будет составлен в 1997 году, но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года. Перспективные планы дол­жны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин